از پیام مشتری تا کد رهگیری، در کمتر از دو دقیقه

هر سفارش یه مسیر ثابت داره. اگه این مسیر رو یه بار روی کاغذ بیاری، دقیقاً می‌بینی وقتت کجا داره می‌سوزه.

مسیر دستی: معمولاً ۱۵ تا ۲۵ دقیقه

1. 1مشتری تو دایرکت می‌پرسه موجوده یا نه.
2. 2می‌ری انبار یا فایل رو چک می‌کنی.
3. 3برمی‌گردی و قیمت می‌گی.
4. 4مشتری می‌خواد؛ آدرس و مشخصات می‌گیری.
5. 5شماره کارت می‌فرستی و منتظر رسید می‌مونی.
6. 6رسید رو با حساب چک می‌کنی.
7. 7سفارش رو تو دفتر یا اکسل می‌نویسی.
8. 8بسته رو می‌بندی و می‌بری پست.
9. 9کد رهگیری رو دستی برای مشتری می‌فرستی.

نه مرحله، که هفت تاش قطع شدن کار توئه. ضربدر روزی ده تا سفارش، یعنی نصف روزت.

کجاها بیشترین نشتی هست

• بین سوال مشتری تا جواب تو — هر دقیقه تأخیر، احتمال خرید رو کم می‌کنه.
• کارت‌به‌کارت — رسید جعلی، مبلغ اشتباه و پیگیری دستی.
• ثبت نشدن سفارش تو یه جای مشترک — بعداً نمی‌دونی کدوم بسته رفته.
• فراموش کردن کد رهگیری — که فردا تبدیل به سه تا پیام «پس کی می‌رسه؟» می‌شه.

مسیر متصل: کمتر از دو دقیقه

1. 1مشتری می‌پرسه؛ جواب از روی موجودی و قیمت واقعی همون‌جا می‌ره.
2. 2مشتری تأیید می‌کنه؛ سبد همون‌جا تو دایرکت بسته می‌شه.
3. 3فاکتور ساخته می‌شه و لینک درگاه پرداخت می‌ره.
4. 4با پرداخت، سفارش خودکار تو پنل ثبت و موجودی کم می‌شه.
5. 5تو فقط بسته رو می‌بندی و کد رهگیری رو وارد می‌کنی.
6. 6اطلاع‌رسانی ارسال برای مشتری می‌ره.

آماده‌سازی و بسته‌بندی؛ جایی که هنوز دستیه

این بخش رو هیچ نرم‌افزاری برات انجام نمی‌ده، ولی می‌شه خیلی سریع‌ترش کرد. کل ترفند اینه که به‌جای رسیدگی تک‌تک، دسته‌ای کار کنی.

1. 1سفارشای پرداخت‌شده رو یک بار در روز و با هم پرینت یا مرور کن.
2. 2اول همه‌ی اقلام رو از انبار جمع کن، بعد بسته‌ها رو ببند.
3. 3کد سفارش رو روی بسته بزن تا موقع تحویل به پست جابه‌جا نشه.
4. 4بسته‌های شکننده و سنگین رو جدا کن تا نرخ ارسالشون درست حساب بشه.
5. 5یک بار در روز همه رو با هم تحویل بده، نه چند بار.

بعد از ارسال: پیگیری و مرجوعی

خیلیا فکر می‌کنن کار با تحویل بسته به پست تموم می‌شه. در واقع بیشتر پیامای پشتیبانی دقیقاً از همین‌جا به بعد میاد.

• کد رهگیری رو همون روز بفرست، نه فردا؛ این یه پیام، چند پیام «کی می‌رسه؟» رو حذف می‌کنه.
• اگه ارسال تأخیر خورد، قبل از این‌که مشتری بپرسه خودت خبر بده.
• شرایط مرجوعی رو از قبل مشخص کن تا سر هر مورد مذاکره‌ی جدید نکنی.
• مرجوعی که برگشت، حتماً تو سیستم ثبتش کن تا موجودی درست بمونه.

چی گیرت میاد

وقتی این مسیر یه بار درست بسته بشه، ظرفیت شاپت بدون استخدام آدم جدید چند برابر می‌شه — چون دیگه هر سفارش وقت تو رو نمی‌گیره.