انبارداری آنلاین شاپ؛ از شمردن دستی تا موجودی همیشه درست

انبارداری آنلاین شاپ همون جاییه که بیشتر فروشگاه‌های اینستاگرامی بی‌سروصدا پول از دست می‌دن. نه چون دزدی می‌شه؛ چون هیچ‌کس دقیق نمی‌دونه از هر چیزی چندتا مونده. نتیجه‌ش دو تا خطای گرون‌قیمته: فروختن چیزی که نداری، و سفارش ندادن چیزی که داره تموم می‌شه.

ترمه یه بار امتحان کرد بشمره چند بار تو یه ماه این اتفاق افتاده: سه بار «موجوده» گفته بود به چیزی که تهش رسیده بود، دو بار هم یه سایز پرفروش رو دیر سفارش داده بود چون کسی به موقع خبردار نشده بود. هر دو تاشون یه ریشه دارن: عددی که تو ذهنشه با عددی که واقعاً رو قفسه‌ست، دیگه یکی نیست.

اولین قدم: تنوع محصول رو درست تعریف کن

بزرگ‌ترین اشتباه اینه که برای یه محصول فقط یه عدد موجودی نگه داری. «مانتو کتان: ۱۲ تا» هیچ معنی‌ای نداره وقتی مشتری سایز ۳۸ کرم می‌خواد و تو نمی‌دونی از همون رنگ و سایز چندتا مونده.

• هر ترکیب سایز و رنگ موجودی مستقل خودش رو داشته باشه، نه یه عدد مشترک با بقیه.
• هر تنوع می‌تونه قیمت جدا داشته باشه؛ مثلاً سایز بزرگ‌تر یا رنگ خاص گرون‌تر باشه.
• برای هر تنوع یه کد یکتا بذار تا موقع بسته‌بندی اشتباه نگیری.
• عکس مخصوص هر رنگ داشته باش؛ نصف سوالای دایرکت همین‌جا حذف می‌شه.

حد هشدار موجودی: قبل از صفر شدن خبردار شو

حد هشدار یعنی عددی که وقتی موجودی بهش رسید، بهت خبر بده. برای تعیینش دو چیز لازمه: سرعت فروش محصول، و مدت زمانی که طول می‌کشه تا دوباره برسه دستت.

فرمول ساده‌ش اینه: فروش هفتگی ضربدر هفته‌های تأمین، به‌علاوه‌ی یه حاشیه‌ی امن. اگه کالات از خارج میاد، حاشیه رو سخاوتمندانه‌تر بگیر.

حد هشدار بهت می‌گه کِی سفارش بدی، ولی نمی‌گه چقدر؛ و همین «چقدر» جاییه که پول یا رو قفسه می‌خوابه یا کم میاد.

• سرعت فروش رو از گزارش فروش همون محصول بردار؛ هفته‌ای چند تا می‌ره.
• زمان تأمین رو از تجربه‌ی تأمین‌کننده‌ت بپرس؛ چند روز طول می‌کشه تا جنس برسه.
• یه ذخیره‌ی اطمینان هم بذار، معمولاً به‌اندازه‌ی فروش یه هفته، که وسط راه بی‌جنس نشی.

کسر خودکار و رزرو موجودی؛ قلب انبارداری آنلاین شاپ

اگه موجودی رو دستی کم کنی، بین دو تا به‌روزرسانی همیشه یه بازه‌ی کور داری که توش داری قول اشتباه می‌دی. تنها راه‌حل اینه که ثبت سفارش، خودش موجودی رو کم کنه؛ نه دست کسی.

1. 1مشتری سفارش می‌ده و موجودی همون لحظه رزرو می‌شه.
2. 2اگه پرداخت انجام شد، موجودی قطعی کم می‌شه.
3. 3اگه سفارش لغو شد یا پرداخت نشد، رزرو آزاد می‌شه و کالا برمی‌گرده به موجودی قابل فروش.
4. 4مرجوعی که ثبت شد، دوباره به موجودی اضافه می‌شه.

شمارش دوره‌ای: عدد سیستم با واقعیت یکی بمونه

حتی با بهترین سیستم، عدد انبار کم‌کم از واقعیت فاصله می‌گیره: یه مرجوعی ثبت‌نشده، یه هدیه که از انبار رفته، یه جنس معیوب که کنار گذاشته شده. راه‌حل، تعطیل کردن شاپ برای یه انبارگردانی طولانی و سالانه نیست؛ شمارش دوره‌ایه، یه کار کوچیک و مداوم که هیچ‌وقت نمی‌ذاره فاصله زیاد بشه.

1. 1محصولات رو بر اساس ارزش و سرعت فروش به سه دسته تقسیم کن.
2. 2پرفروش‌ها و گران‌قیمت‌ها رو ماهی یک‌بار بشمار.
3. 3دسته‌ی متوسط رو هر سه ماه بشمار.
4. 4بقیه رو سالی یک‌بار کافیه.
5. 5هر اختلاف رو قبل از اصلاح، دلیلش رو یادداشت کن؛ الگوها همون‌جا پیدا می‌شن.

اگه یه محصول مدام کسری می‌خوره، مشکل شمارش نیست؛ یه جای فرایندت داره جنس بدون ثبت خارج می‌شه.

کالای خواب‌رفته: پولی که روی قفسه مونده

ارزش موجودی یعنی چقدر از سرمایه‌ت تبدیل به جنس شده. اگه این عدد بالا باشه ولی فروشت پایین، یعنی پولت خوابیده جای دیگه‌ای که باید داشته کار می‌کرد.

• هر ماه محصولاتی که ۹۰ روز فروش نداشتن رو جدا کن.
• ارزش ریالیشون رو حساب کن تا بفهمی چقدر سرمایه درگیره.
• برای تخلیه‌شون تصمیم بگیر: تخفیف، پکیج ترکیبی با پرفروش‌ها، یا حراج فصلی.
• دفعه‌ی بعد از همون دسته کمتر سفارش بده.

وقتی همزمان حضوری و آنلاین می‌فروشی

خیلی از آنلاین شاپا یه مغازه یا یه غرفه هم دارن. اینجا انبارداری یه درجه سخت‌تر می‌شه، چون یه کالا از دو تا در می‌تونه بره بیرون.

کلاسیک‌ترین اتفاق اینه: صبح یه نفر حضوری آخرین سایز ۳۸ رو می‌بره، ظهر تو دایرکت به یکی دیگه می‌گی موجوده. نه کسی اشتباه کرده، نه کسی دروغ گفته؛ فقط دو تا فروش به یه انبار وصل نبودن.

• فروش حضوری هم باید از همون سیستم ثبت بشه، نه رو کاغذ و آخر شب.
• اگه ثبت فوری ممکن نیست، حداقل موجودی اون محصولا رو جدا نگه دار.
• یه انبار، یه عدد؛ هر کانالی که ازش می‌فروشی باید از همون عدد بخونه.

مرجوعی: کالایی که برمی‌گرده ولی به انبار نمی‌رسه

مرجوعی تو پوشاک و لوازم جانبی کم نیست: اختلاف سایز، اختلاف رنگ با عکس، یا صرفاً پشیمونی مشتری. مشکل اینه که مسیر برگشت معمولاً هیچ‌جا ثبت نمی‌شه.

نتیجه‌ش یه چیز عجیبه: جنس تو کارتن گوشه‌ی اتاقه، ولی سیستم می‌گه ناموجود. یعنی داری فروش از دست می‌دی برای کالایی که واقعاً داریش؛ و همین یکی از رایج‌ترین دلیل‌های اختلاف بین شمارش دستی و عدد واقعی انباره.

1. 1برای مرجوعی یه وضعیت مشخص تعریف کن، نه این‌که فقط سفارش رو لغو کنی.
2. 2وقتی کالا رسید و سالم بود، همون موقع برش گردون به موجودی.
3. 3اگه سالم نبود، جدا نگهش دار؛ اون دیگه موجودی قابل فروش نیست.
4. 4دلیل مرجوعی رو ثبت کن؛ بعد از چندتا مرجوعی، الگو خودش رو نشون می‌ده.

همون ثبت دلیل، ارزشمندترین بخش ماجراست. اگه نصف مرجوعیای یه محصول به‌خاطر سایزه، مشکل از مشتری نیست؛ جدول سایزت باید عوض بشه. وقتی داری سود واقعی هر محصول رو حساب می‌کنی، هزینه‌ی همین مرجوعی‌ها هم باید تو محاسبه باشه.

چهار اشتباه رایج در انبارداری آنلاین شاپ

• ثبت نکردن مرجوعی‌ها؛ جنس برگشته ولی تو سیستم هنوز فروخته‌شده حساب می‌شه.
• یکی کردن انبار نمایشگاه و انبار اصلی؛ چیزی که تن مانکنه، قابل فروش نیست.
• نگه‌داشتن محصول تموم‌شده به‌صورت فعال؛ مشتری سفارش می‌ده و بعد باید عذرخواهی کنی.
• سفارش خرید بر اساس حس؛ به‌جاش از فروش هفته‌های قبل و حد هشدار استفاده کن.

فردا صبح از کجا شروع کن

انبار درست تا وقتی به جایی که فروش اتفاق می‌افته وصل نباشه، نصف فایده رو داره. وقتی دایرکت مستقیم از انبار می‌خونه، جواب سریع‌تر می‌شه و دیگه قول موجودی نادرست داده نمی‌شه. اینجاست که انبارداری با کل مدیریت آنلاین شاپ یکی می‌شه.

• همین امروز حد هشدار رو برای پرفروش‌ترین محصولت تنظیم کن.
• این هفته یه دور شمارش دوره‌ای رو روی پرفروش‌ها امتحان کن.
• لیست کالای خواب‌رفته رو دربیار و برای تخلیه‌ش تصمیم بگیر.
• برای مرجوعی یه وضعیت مشخص تو سیستمت باز کن.

وقتی موجودی و قیمت از یه جای مشخص خونده بشن، دیگه قولی که تو دایرکت می‌دی با واقعیت انبار فرق نمی‌کنه؛ و قیمت اشتباه دادن تو دایرکت هم خودش کمتر اتفاق می‌افته.