فاکتور آنلاین شاپ؛ چی باید توش باشه و چطور خودش از سفارش ساخته بشه

سارا ساعت ده شب پول مانتو رو کارت‌به‌کارت کرد و پشتش نوشت: «فاکتورشم می‌فرستید؟» ترمه یه برگ از دفترچه کند، اسم مانتو و مبلغ رو نوشت، زیرش امضا زد، ازش عکس گرفت و فرستاد. فاکتور آنلاین شاپ اون شب همین بود: یه عکس، وسط یه گفتگو، بین صد تا گفتگوی دیگه.

سه هفته بعد سارا برگشت؛ سایز ۳۸ براش تنگ بود و می‌خواست با ۴۰ عوضش کنه. ترمه باید پیدا می‌کرد دقیقاً چی فروخته و با چه قیمتی. اون عکس یه جایی تو دایرکت بود، ولی کدوم گفتگو؟ با قیمت قبل از گرونی یا بعدش؟ بیست دقیقه اسکرول کرد و آخرش از حافظه جواب داد.

مشکل از ترمه نبود؛ از این بود که فاکتورش یه چیز جدا از سفارش بود. هر چیزی که جدا از سفارش نوشته بشه، یه روز باهاش نمی‌خونه.

فاکتور آنلاین شاپ چیه، و چی نیست

فاکتور فروش یعنی نسخه‌ی خوانای همون سفارش: کی چی خرید، چند تا، با چه قیمتی، ارسالش چقدر شد، تخفیفش چقدر بود، جمعش چی شد و پولش رسیده یا نه. همین. نه بیشتر، نه کمتر.

هشت خطی که باید رو فاکتور باشه

هر چی رو فاکتور هست باید به یه سوال مشتری یا یه سوال خودت جواب بده. این هشت تا جواب می‌دن؛ بقیه تزئینه.

و سه چیزی که جاش رو این فاکتور نیست:

• خط مالیات بر ارزش افزوده؛ پنل فروش چیزی به این اسم حساب نمی‌کنه و نوشتنش رو یه فاکتور غیررسمی، ادعاییه که نمی‌تونی پاش وایسی.
• هر عبارتی که بگه «رسمی» یا شماره سریال مالیاتی؛ اون یه سند دیگه‌ست با یه مسیر دیگه.
• جمع کلی که خودت با دست حساب کردی؛ اگه جمع از روی خط‌ها در نمیاد، فاکتور نیست، یادداشته.

پیش‌فاکتور تو دایرکت؛ تا وقتی مشتری «باشه» نگفته

تو دایرکت، عددی که قبل از تأیید مشتری بهش می‌گی پیش‌فاکتوره، نه فاکتور. سارا اول یه مانتو می‌خواد، بعد می‌گه «اون شومیزه رو هم بذار»، بعد «نه، سایز ۴۰ باشه». اگه برای هر تغییر یه یادداشت بنویسی، سه تا برگه داری که هیچ‌کدوم سفارش نهایی نیست.

پیش‌فاکتور باید زنده باشه: یه سبد که با هر تغییر، جمعش همون لحظه عوض می‌شه. فاکتور وقتی به دنیا میاد که مشتری می‌گه باشه و سفارش با یه شماره ثبت می‌شه. از اون لحظه به بعد، هر تغییری رو خود سفارش انجام می‌شه، نه رو یه برگه‌ی جدید.

مسیر کامل این ماجرا، از پیام اول تا کد رهگیری، تو مدیریت سفارش آنلاین شاپ قدم‌به‌قدم باز شده؛ فاکتور فقط یکی از ایستگاه‌هاشه، ولی همونیه که سفارش رو قطعی می‌کنه.

فاکتور همون لحظه‌ایه که موجودی رزرو می‌شه

یه دلیل دیگه هم هست که فاکتور باید از خود سفارش ساخته بشه، نه جدا ازش: لحظه‌ای که سفارش ثبت می‌شه، همون تنوع خاص برای همین مشتری کنار گذاشته می‌شه. سایز ۳۸ کرمی که تو فاکتور ساراست، تا یه مهلت مشخص برای کس دیگه‌ای موجود نیست.

اگه پرداخت تو اون مهلت انجام نشه، رزرو خودش آزاد می‌شه و کالا برمی‌گرده به موجودی. یادداشت دستی این کار رو نمی‌کنه؛ برای همینه که تو انبارداری آنلاین شاپ رزرو و فاکتور یه چیزن، نه دو تا.

چرا عکس یادداشت دستی، فاکتور نیست

یادداشت دستی چهار تا مشکل داره که هیچ‌کدوم با خوش‌خط‌تر نوشتن حل نمی‌شه: شماره نداره، قیمتش از حافظه‌ست، جمعش با دسته، و جاش تو یه گفتگوئه که نه تو راحت پیداش می‌کنی، نه مشتری.

فاکتوری که از سفارش ساخته می‌شه، برعکس همه‌ی این‌هاست. قیمت هر قلم همون قیمتیه که موقع ثبت سفارش بوده و اگه هفته‌ی بعد گرون کنی، فاکتور سارا عوض نمی‌شه. جمع رو سیستم زده. شماره داره. و تو لیست سفارش‌ها با اسم یا شماره پیدا می‌شه، نه با اسکرول.

مشتری فاکتورش رو چطور می‌گیره

سه راه داره، و معمولاً هر سه با هم اتفاق می‌افتن.

• لینک سفارش: هر سفارش یه صفحه‌ی مخصوص خودش برای مشتری داره، با همون قلم‌ها و مبلغ‌ها، وضعیت پرداخت و بعداً کد رهگیری. دستیار دایرکت پرومال بعد از ثبت سفارش خودش این لینک رو می‌فرسته؛ خودت هم می‌تونی از منوی سفارش کپیش کنی.
• فاکتور چاپی: «فاکتور فروش» از خود پنل چاپ می‌شه و می‌ره تو جعبه. اگه پرینتر به پنل وصل باشه، همون لحظه‌ی پرداخت خودش چاپ می‌شه.
• پیامک: کد رهگیری موقع ارسال برای مشتری پیامک می‌شه، وصل به همون سفارش؛ پیام «پس کی می‌رسه؟» همین‌جا حذف می‌شه.

وضعیت پرداخت رو فاکتور هم از همین‌جا میاد: اگه مشتری از لینک درگاه پرداخت کرده باشه، فاکتور خودش «پرداخت‌شده» می‌شه؛ اگه کارت‌به‌کارت بوده، تا رسیدش تأیید نشه «در انتظار» می‌مونه. فرق این دو تا رو تو درگاه پرداخت اینستاگرام باز کردیم.

چطور فاکتور خودش از سفارش ساخته بشه

کل ایده اینه که هیچ عددی دو بار تایپ نشه. اگه محصول یه بار درست ثبت شده باشه، فاکتور فقط یه خروجی از سفارشه.

1. 1هر تنوع محصول (سایز، رنگ) رو با قیمت و موجودی خودش ثبت کن؛ فاکتور اسم و قیمتش رو از همین‌جا برمی‌داره.
2. 2سفارش رو از سبد بساز، نه از حافظه: یا خودت تو پنل، یا دستیار دایرکت وقتی مشتری تأیید می‌کنه.
3. 3هزینه‌ی ارسال و کد تخفیف رو موقع ثبت سفارش وارد کن تا خط خودشون رو بگیرن، نه این‌که تو قیمت کالا حل بشن.
4. 4پرداخت رو از لینک درگاه بگیر تا وضعیت پرداخت رو فاکتور خودش عوض بشه؛ اگه کارت‌به‌کارت بود، رسید رو همون‌جا تأیید کن.
5. 5فاکتور چاپی رو بذار تو جعبه و لینک سفارش رو برای مشتری بفرست. تموم.

یه سود جانبی هم داره: همین فاکتورها سابقه‌ی فروشتن. وقتی هر فروش با شماره و قیمت و تاریخ ثبت شده باشه، حسابداری آنلاین شاپ دیگه از صفر شروع نمی‌شه؛ فقط هزینه‌های بیرون از پنل رو یه جای دیگه می‌نویسی و مالیات رو از حسابدارت می‌پرسی.

فردا صبح چیکار کن

ترمه آخرش سایز سارا رو عوض کرد، ولی با قیمتی که از حافظه گفت؛ بعداً فهمید قیمت روز خرید سارا کمتر بوده و مجبور شد مابه‌التفاوت رو برگردونه. یه فاکتور با شماره، هم اون بیست دقیقه رو صفر می‌کرد، هم اون مابه‌التفاوت رو.

• امروز سه تا از آخرین فاکتورهایی که فرستادی رو پیدا کن؛ اگه بیشتر از یه دقیقه طول کشید، مشکل رو دیدی.
• چک کن هزینه‌ی ارسال و تخفیف رو فاکتورهات خط جدا دارن یا تو قیمت کالا قاطی شدن.
• از این به بعد فاکتور رو از خود سفارش بگیر، نه از دفترچه؛ اگه پنلی داری که سفارش توش ثبت می‌شه، فاکتورش هم همون‌جاست.
• یه بار برای همیشه با حسابدارت تکلیف فاکتور رسمی رو روشن کن، جدا از این فاکتور.