مدیریت آنلاین شاپ با اکسل؛ تا کجا جواب میده و کجا میشکنه
اکسل تا یه جایی واقعاً جواب میده؛ کسی که بگه از روز اول به درد نمیخوره، فایلت رو ندیده. اینجا قالبش رو داری، قانوناش رو داری، و دقیقاً میفهمی کجا دیگه کشش نداره.
انتشار: ۱۵ شهریور ۱۴۰۵۸ دقیقه مطالعه
ترمه، قبل از اینکه مزون ترمه یه پنل داشته باشه، یه فایل داشت به اسم «فروش-نهایی-جدید». مدیریت آنلاین شاپ با اکسل برای اون یه انتخاب نبود، یه شروع طبیعی بود: چند تا مانتو، یه پیج، و یه شیت که هر شب قبل خواب بهروزش میکرد. راستش رو بخوای، تا ماهها همین فایل کار رو راه انداخت.
اگه دنبال قالب اومدی، اینجا قالب هست؛ به زبون آدمیزاد، نه به شکل فایل. اگه هم اومدی ببینی اکسل برات کافیه یا نه، جواب صادقانه اینه: تا یه جایی بله، و اون «یه جا» دقیقاً معلومه کجاست. این راهنما هر دو رو با هم میده: چی رو تو اکسل بساز، چطور بسازش که بیشتر دووم بیاره، و کجا دیگه هیچ فرمولی نجاتش نمیده.
تا کجا مدیریت آنلاین شاپ با اکسل واقعاً جواب میده
بیا رک باشیم: اکسل مجانیه، بلدشی، و همهچی رو یهجا جلوی چشمت میذاره. فیلتر میزنی، جمع میبندی، رنگ میکنی. برای یه بیزنس که یه نفر جواب دایرکتاش رو میده، روزی چند تا سفارش داره و محصولاش تنوع زیادی ندارن، این واقعاً کافیه. کسی که روز اول بهت میگه «حتماً پنل بگیر»، احتمالاً داره پنل میفروشه.
سه تا شرط رو تا وقتی داری، اکسل جواب میده: خودت تنها کسی هستی که فایل رو باز میکنه؛ بین سوال مشتری تو دایرکت و باز کردن فایل، کسی منتظر نمیمونه؛ و هیچ محصولی اونقدر تنوع نداره که یه ردیف براش کم بیاد. هر کدوم از این سه تا که بشکنه، بقیهی این مقاله دربارهی توئه.
و اگه اصلاً هنوز شروع نکردی، لازم نیست از اینجا شروع کنی؛ اول راهاندازی آنلاین شاپ رو بخون، بعد تصمیم بگیر اولین سفارشا کجا ثبت بشن.
پنج شیتی که واقعاً کار میکنن؛ قالب اکسل آنلاین شاپ به زبون آدمیزاد
بیشتر فایلایی که دستبهدست میچرخن یه شیت بزرگن که همهچی توشه: محصول، سفارش، شمارهی مشتری، همه تو یه جدول. همین یه شیت بودن، اولین چیزیه که بعد از چند هفته خفهت میکنه. قالبی که دووم میاره پنج تا شیت جداست که با یه کد به هم وصلن:
| شیت | ستونها | قانونش |
|---|---|---|
| محصولات | کد تنوع، اسم، سایز، رنگ، قیمت خرید، قیمت فروش، موجودی، حد هشدار | هر تنوع یه ردیف؛ مانتوی کرم ۳۸ و مانتوی کرم ۴۰ دو تا ردیفن، نه یکی |
| سفارشها | شماره سفارش، تاریخ، مشتری، کد تنوع، تعداد، قیمت لحظهی فروش، وضعیت، کد رهگیری | قیمت رو تایپ کن، با فرمول از شیت محصولات نکش |
| رسیدها | شماره سفارش، مبلغ، ساعت واریز، چهار رقم آخر کارت، کی تأیید کرد | هر رسید به یه شماره سفارش میچسبه، نه به یه اسم |
| مشتریها | اسم، شماره، آیدی پیج، تعداد خرید، مجموع خرید، آخرین خرید | هر بار که سفارش ثبت میکنی اینجا رو هم دست بزن، وگرنه دروغ میگه |
| خلاصهی هفته | فروش هفته، تعداد سفارش، سه تا پرفروش، محصولای زیر حد هشدار | فقط فرمول؛ این شیت هیچوقت دستی پر نمیشه |
همین. نه ماکرو، نه فرم ورود اطلاعات، نه رنگبندی پیچیده. کد تنوع همون نخیه که این پنج تا رو به هم میدوزه: تو شیت محصولات تعریف میشه و تو بقیه فقط ازش استفاده میشه. اگه فقط یه چیز از این مقاله بردی، همین باشه: هر تنوع، یه ردیف.
سه قانونی که عمر فایل رو دو برابر میکنه
قالب مهم نیست، عادتیه که پشتشه. سه تا قانون هست که فرق فایلی که شش ماه دووم میاره با فایلی که بعد از یه ماه کسی جرئت باز کردنش رو نداره رو میسازه:
- قیمت رو تو ردیف سفارش تایپ کن، نه با فرمول از شیت محصولات بکش. روزی که قیمت عوض بشه، فرمول همهی سفارشای قدیمی رو هم عوض میکنه و دیگه نمیفهمی اون سفارش با چه قیمتی فروخته شده.
- هیچ ردیفی رو پاک نکن؛ وضعیتش رو عوض کن. سفارش لغوشده «لغو» میشه، نه ناپدید. چیزی که پاک شده، دیگه قابل توضیح نیست.
- هر شب، نه هر وقت یادت اومد. موجودیای که دو روز بهروز نشده، از نداشتن موجودی بدتره، چون بهش اعتماد میکنی.
این سه تا قانون همون چیزیه که یه حسابداری آنلاین شاپ تمیز هم بهش نیاز داره: ردیفی که پاک نمیشه، قیمتی که تو لحظهی فروش ثبت شده. اکسل اینا رو از تو میخواد؛ پنل خودش انجامشون میده. فرقش همینه، نه بیشتر.
کجا میشکنه؛ پنج شکستی که با فرمول درست نمیشن
هیچکدوم از اینا با یه فایل بهتر حل نمیشه. همهشون یه ریشه دارن: اکسل یه دفتره، و دفتر نمیدونه بیرونش چه خبره. تا وقتی همهی اتفاقا از دست خودت رد میشه، دفتر کافیه. از جایی که دو تا آدم، دو تا مشتری یا دو تا ساعت مختلف وسط ماجرا میان، دفتر عقب میمونه.
دو نفر، یه فایل
روزی که خواهرت میاد کمک، اولین شکست رخ میده. فایل رو گوشی توئه؛ اون از رو گوشی خودش یه نسخهی دیگه داره. شب که میخواید یکیش کنید، دو تا سفارش شمارهشون یکیه و یه موجودی دو بار کم شده. با شیت آنلاین، همزمان تایپ کردن حل میشه، ولی یه چیز حل نمیشه: هر دوتون همزمان میبینید موجودی یکه، و هر دوتون به دو تا مشتری میگید «هست».
موجودی تو شیت درسته، تو دایرکت غلطه
این یکی از همه بیسروصداتره. فایلت بهروزه، هر شب زحمتش رو کشیدی. ولی ساعت یازده شب که مشتری میپرسه «کرم ۳۸ هست؟»، تو فایل رو باز نمیکنی؛ از حافظه جواب میدی، چون فایل رو لپتاپه و تو رو تختی. مشکل فاصلهی بین فایل و جاییه که سوال پرسیده میشه. اکسل هر چقدر هم درست باشه، تو دایرکت نیست.
همین فاصلهست که پاسخ خودکار دایرکت اینستاگرام رو معنیدار میکنه: نه چون آدم جواب بد میده، چون آدم ساعت یازده شب فایل باز نمیکنه.
آخرین عدد و دو تا مشتری
یه ستون تو هیچ قالب اکسلی نیست، چون اکسل نمیتونه نگهش داره: «قول دادهشده». مشتری اول میگه شب کارت میزنم. مشتری دوم یه ساعت بعد میپرسه هست؟ تو شیت هنوز نوشته یک، چون هیچکس پول نداده. به دومی هم میگی هست. فردا یکی از این دو نفر یه عذرخواهی میگیره و تو یه مشتری رو از دست دادی، بدون اینکه یه عدد اشتباه تو فایلت باشه.
رزرو یعنی همین: از لحظهی «میخوامش» تا لحظهی پرداخت، اون یه دونه برای کسی کنار گذاشته شده. تو انبارداری آنلاین شاپ مفصل نوشتیم رزرو با موجودی چه فرقی داره و چرا یه عدد کافی نیست.
رسیدی که با حافظه مچ میشه
مشتری عکس رسید کارتبهکارت میفرسته. تو میری شیت سفارشها، دنبال یه سفارش با همین مبلغ میگردی. دو تا سفارش با یه مبلغ تو یه روز؟ حدس میزنی. ساعت رسید با ساعت پیام نمیخونه؟ باز حدس میزنی. شیت رسیدها که بالا ساختیم این حدس رو کم میکنه؛ صفرش نمیکنه، چون وصل کردن رسید به سفارش هنوز کار چشم و حافظهی توئه، اون هم وسط ده تا پیام دیگه.
روزی که قیمت عوض میشه
قیمت مانتوی کرم بالا میره. تو شیت محصولات عوضش میکنی، تمام. سه تا چیز همون لحظه میشکنه: تو دایرکت هنوز قیمت دیروز رو از حفظی؛ اگه قیمت سفارشا رو با فرمول کشیده بودی، سفارشای هفتهی پیش هم الان قیمت جدید رو نشون میدن؛ و هیچجا ننوشته کی، کِی و چرا این عدد رو عوض کرد. یه ماه بعد که مشتری میگه «شما به من یه قیمت دیگه گفتید»، هیچ ردی نداری که حق با کیه.
قیمت اشتباه تو دایرکت یه شرمندگی نیست، یه فروش سوختهست. داستان یه نمونهی واقعیش رو تو قیمتگذاری آنلاین شاپ نوشتیم؛ ریشهش دقیقاً همین بود: قیمت یهجا عوض شده بود و جواب از یهجای دیگه میاومد.
چطور بفهمی وقتشه از اکسل بیای بیرون
لازم نیست منتظر یه فاجعه بمونی. این نشونهها زودتر میان، و هر کدومش یعنی یکی از اون سه تا شرط اول مقاله شکسته:
- تو یه روز بیشتر از سه بار نوشتی «الان چک میکنم» و بعدش رفتی فایل رو باز کردی.
- یه نفر دیگه هم فایل رو باز میکنه، حتی گاهی.
- حداقل یه بار برای آخرین عدد از یه مشتری عذرخواهی کردی.
- یه رسید بوده که مطمئن نبودی مال کدوم سفارشه.
- شیت خلاصهی هفته رو دو هفتهست باز نکردی، چون میدونی عدداش درست نیست.
مهاجرت از اکسل به پنل، بدون اینکه یه هفته فروش رو تعطیل کنی
برنامهی هفتروزهی خود مهاجرت رو تو راهنمای مدیریت آنلاین شاپ کامل نوشتیم و اینجا تکرارش نمیکنیم. چیزی که اونجا نیست و اینجا هست، اینه که با خود فایلت چیکار کنی؛ چون بیشتر مهاجرتای شکستخورده سر همین شکست میخورن، نه سر پنل.
- 1شیت محصولات رو تمیز کن: هر تنوع یه ردیف، بدون ردیف تکراری، بدون محصولی که شش ماهه نفروختی. همینه که وارد پنل میشه.
- 2موجودی رو یه بار واقعی بشمار، از رو قفسه نه از رو فایل. عددی که وارد پنل میکنی باید همون روز درست باشه، وگرنه پنل با همون دروغ اکسل شروع میکنه.
- 3سفارشای باز رو جدا کن: پرداختنشدهها و ارسالنشدهها. فقط اینا میان تو پنل؛ آرشیو سفارشای بسته تو اکسل میمونه و هیچ اشکالی هم نداره.
- 4سه چهار روز، موجودی رو هم تو پنل داشته باش هم تو فایل. سفارش فقط تو پنل ثبت میشه، ولی هر شب عدد موجودی دو تا رو با هم مقایسه کن.
- 5آخر همون هفته خروجی اکسل سفارشات رو از پنل بگیر و کنار شیت خودت بذار. اگه یکی بود، فایل بازنشسته میشه. اگه نبود، فهمیدی کجا هنوز داری دستی کار میکنی.
چکلیست انتخاب و راهاندازی خود پنل، جدا از فایل، تو پنل مدیریت آنلاین شاپ هست. پرومال با همین مسیر ساخته شده: محصولات رو از رو همون شیت تمیزت وارد میکنی، هر تنوع موجودی و رزرو خودش رو داره، رسید کارتبهکارت به شماره سفارش میچسبه نه به حافظه، و هر وقت خواستی، سفارشات و محصولات با یه کلیک خروجی اکسل میشن.
فردا صبح، قبل از اینکه دایرکت باز بشه، یه کار کن: شیت محصولاتت رو باز کن و ببین هر تنوع یه ردیف داره یا نه. اگه نداره، همین امروز درستش کن؛ چه بخوای با اکسل بمونی، چه بخوای بری. اگه داره، برو سراغ لیست نشونهها و صادقانه بشمار چند تاش رو این هفته دیدی. عدد که از دو رد شد، فایلت کارش رو کرده؛ وقتشه بذاریش کنار، با احترام.
سوالای پرتکرار دربارهی همین موضوع
مدیریت آنلاین شاپ با اکسل برای شروع کافیه؟
بله، تا وقتی سه شرط برقراره: فقط خودت فایل رو باز میکنی، محصولات تنوع زیادی ندارن و مشتری بین سوال و جواب منتظر نمیمونه. با پنج شیت جدا و قانون «هر تنوع یه ردیف» چند ماه راحت کار میکنه. اولین شرطی که بشکنه، وقت جابهجایی رو نشون میده.
فایل اکسل ثبت سفارش باید چه ستونهایی داشته باشه؟
شماره سفارش، تاریخ، مشتری، کد تنوع، تعداد، قیمت لحظهی فروش، وضعیت و کد رهگیری. مهمترین نکته اینه که قیمت رو تایپ کنی، نه با فرمول از شیت محصولات بکشی؛ وگرنه با اولین تغییر قیمت، تاریخچهی همهی سفارشای قبلی هم عوض میشه.
اکسل مدیریت انبار فروشگاه رو چطور بسازم که سایز و رنگ رو درست نشون بده؟
هر تنوع رو یه ردیف جدا کن، با یه کد تنوع یکتا: مانتوی کرم ۳۸ و مانتوی کرم ۴۰ دو تا ردیفن. موجودی، حد هشدار و قیمت خرید هم روی همون ردیفه. یه عدد موجودی برای کل محصول، اولین چیزیه که تو دایرکت بهت جواب اشتباه میده.
شیت آنلاین مشکل دو نفر روی یه فایل رو حل نمیکنه؟
همزمان تایپ کردن رو حل میکنه و تاریخچهی تغییرات هم داره. چیزی که حل نمیکنه رزروه: هر دو نفر همزمان میبینن موجودی یکه و به دو تا مشتری قول میدن. فاصلهی فایل با دایرکت هم سر جاشه؛ سوال یه جا پرسیده میشه و جواب یه جای دیگهست.
اکسل برای حسابداری آنلاین شاپ کافی نیست؟
برای ثبت فروش، پنل بهتر از اکسله چون هر سفارش خودش ثبت میشه و پاک نمیشه؛ بعد خروجی اکسلش رو میگیری. ولی هزینههای دیگهی بیزنست مثل اجاره و تبلیغ رو باید جای دیگه ثبت کنی و برای مالیات با یه حسابدار حرف بزنی. پنل جای دفتر هزینه نیست.
از پنل میشه خروجی اکسل سفارشات گرفت؟
بله، و این باید شرط انتخاب هر پنلی باشه. خروجی اکسل هم برای حسابدارت لازمه، هم برای روزی که بخوای مهاجرت کنی. پنلی که اطلاعاتت رو میگیره و پس نمیده، جای اکسل رو نگرفته؛ فقط شده یه اکسل که کلیدش دست تو نیست.
مهاجرت از اکسل به پنل چقدر طول میکشه و فروش تعطیل میشه؟
معمولاً یه هفته، بدون تعطیلی. شیت محصولات رو تمیز میکنی، موجودی رو یه بار واقعی میشماری، فقط سفارشای باز رو وارد پنل میکنی و چند روز موجودی رو دو جا مقایسه میکنی. آرشیو سفارشای قدیمی همونجا تو اکسل میمونه.
آنلاین شاپت رو بسپار به پرومال
یه دمو رایگان با محصولات خود بیزنست ببین؛ راهاندازیش کمتر از ده دقیقه وقت میبره.
دمو رایگان بگیرمطالب مرتبط
راهنمای جامع
مدیریت آنلاین شاپ؛ راهنمای کامل از دایرکت تا انبار و حسابداری
از سفارش و فاکتور تا انبار، دایرکت، درگاه پرداخت، گزارش فروش و حسابداری؛ هر چیزی که برای مدیریت یه آنلاین شاپ لازمه، بدون حرف اضافه.
راهنمای خرید
پنل مدیریت آنلاین شاپ؛ راهنمای خرید و دوازده ویژگی ضروری
قبل از اینکه پول یه پنل رو بدی، این چکلیست رو روی گزینههات اجرا کن؛ دوازده ویژگی ضروری و سوالایی که باید بپرسی.
انبار
انبارداری آنلاین شاپ؛ از شمردن دستی تا موجودی همیشه درست
انبار درست یعنی هر جوابی که به مشتری میدی از یه منبع واقعی خونده بشه؛ نه از حافظه، نه از حدس. بیا ببینیم چطور به این نقطه میرسی.