اپلیکیشن حسابداری آنلاین شاپ؛ راهنمای خرید و ۱۰ ویژگی ضروری

یه روز میای دنبال یه اپلیکیشن حسابداری آنلاین شاپ بگردی و می‌بینی صد جور گزینه هست: بعضیاش برای حسابداری هر کسب‌وکاری ساخته شدن، بعضیاش فقط اکسل با ظاهر قشنگ‌ترن، و بعضیا اصلاً بخشی از یه پنل بزرگ‌ترن. این راهنما کمکت می‌کنه بین این‌ها گم نشی.

قبل از این‌که پول بدی، باید بدونی دقیقاً دنبال چی می‌گردی. یه اپلیکیشن حسابداری خوب برای آنلاین شاپ فقط یه ماشین‌حساب نیست؛ باید سفارش، تخفیف، مرجوعی و کارت‌به‌کارتت رو هم بشناسه، وگرنه بازم داری دوبار کار می‌کنی.

قبل از رفتن سراغ لیست ویژگی‌ها، یه سوال ساده از خودت بپرس: الان چند دقیقه از هفته‌ت صرف حساب‌وکتاب می‌شه، و چقدرش واقعاً لازمه؟ اگه جوابش «هر شب یه ساعت» باشه، احتمالاً بخش بزرگی از اون ساعت رو یه ابزار خوب می‌تونه ازت بگیره.

سه نوع ابزاری که برای حساب‌وکتاب آنلاین شاپ استفاده می‌شه

سه جور ابزار هست که آدما برای حساب‌وکتاب آنلاین شاپشون استفاده می‌کنن، و هر کدوم یه محدودیت مشخص داره.

هیچ‌کدوم از این سه تا ذاتاً بد نیست؛ سوال اینه که چقدر با کاری که هر روز انجام می‌دی هم‌خونی داره. اشتباه رایج اینه که یکی رو صرفاً چون رایگانه یا چون اسمش آشناست انتخاب کنی، بعد چند ماه بعد بفهمی نصف کارت رو نمی‌شناسه.

اگه هنوز مطمئن نیستی حسابداری آنلاین شاپ دقیقاً یعنی چی و چه عددهایی رو باید ببینی، اول حسابداری آنلاین شاپ رو بخون؛ این‌جا فقط درباره‌ی انتخاب ابزارشه.

۱۰ ویژگی که اپلیکیشن حسابداری آنلاین شاپ باید داشته باشه

این لیست رو برای وقتی که داری دموی یه ابزار حسابداری فروشگاهی رو می‌بینی نگه دار؛ هر ردیف رو تو دمو خودت امتحان کن، نه اینکه فقط حرفشون رو باور کنی. خیلی از این ویژگی‌ها تو تبلیغ محصول قشنگ نوشته می‌شن ولی موقع تست، یا اصلاً وجود ندارن یا نصفه‌کاره‌ن.

چرا دقیقاً همین ده تا

هر کدوم از این ده ردیف جواب یه سوال واقعیه که یه‌جایی از ماه ازت پرسیده می‌شه: کدوم سفارش ثبت شده، سود واقعیت چقدره، این رسید مال کدوم مشتریه. اگه یکی از این‌ها رو نداشته باشی، همون سوال دوباره برمی‌گرده و باید دستی جوابش رو پیدا کنی.

• دسترسی چندنفره با سطح دسترسی جدا برای هر همکار، تا هرکس فقط چیزی رو ببینه که لازمشه.
• پشتیبان‌گیری خودکار از داده‌ها، نه فقط ذخیره‌ی محلی رو گوشی یا لپ‌تاپ خودت.

برای این‌که بدونی عدد سود دقیقاً از کجا در میاد، محاسبه سود آنلاین شاپ رو با یه مثال کامل توضیح دادیم.

چرا باید از موبایل هم درست کار کنه

بیشتر کاری که رو آنلاین شاپت می‌کنی، از گوشیته: جواب دایرکت، عکس گرفتن از رسید، چک کردن موجودی وسط خرید. اگه اپلیکیشن حسابداریت فقط رو دسکتاپ جواب بده، نصف روزت بی‌فایده می‌شه.

• باید بتونی همون لحظه که رسید کارت‌به‌کارت رو گرفتی، از گوشی وارد سیستم کنی.
• صفحه‌هاش باید رو موبایل هم خوانا باشن، نه یه نسخه‌ی فشرده‌شده‌ی دسکتاپ.
• اعلان بده وقتی موجودی یه محصول ته کشیده یا یه واریزی جدید رسیده.
• بدون نیاز به وی‌پی‌ان یا نصب چیزی سنگین، سریع باز بشه.

یه اپلیکیشن که فقط دسکتاپش کامله، عملاً می‌گه «کارای مهم رو شب که رسیدی خونه انجام بده»؛ همون شبی که خسته‌ای و بیشترین احتمال رو داری یه چیزی رو اشتباه بنویسی یا فراموش کنی.

اتصال به سفارش و انبار، نه یه اپ جدا

اگه اپلیکیشن حسابداریت از سفارش و انبار جداست، هر بار باید دستی بینشون پل بزنی؛ همون کاری که قرار بود حذف بشه، دوباره داری انجامش می‌دی.

علامت خوب اینه که وقتی یه سفارش ثبت می‌شه، هم موجودی محصول کم بشه، هم قیمت و تخفیفش بره تو گزارش مالی، بدون این‌که تو دوباره جایی وارد چیزی کنی.

ترمه قبلاً هر سفارش رو دوبار وارد می‌کرد: یه‌بار تو اپ حسابداری، یه‌بار تو دفتر انبار. بعد از یه ماه که این دو تا رو با هم چک کرد، دید عددها با هم نمی‌خونه؛ چون یه‌جایی، وسط شلوغی، یکی از این دو تا ثبت رو فراموش کرده بود.

این اتصال دقیقاً همون چیزیه که تو مدیریت سفارش آنلاین شاپ کامل توضیح دادیم؛ حسابداری باید انتهای همون مسیر باشه، نه یه مسیر جدا.

همین‌طور باید به انبارداری آنلاین شاپ وصل باشه تا موجودی راکد و ارزش انبار رو هم تو همون گزارش مالی ببینی.

اشتباه‌هایی که موقع انتخاب اپلیکیشن حسابداری می‌کنیم

بیشتر این اشتباه‌ها از عجله میان، نه از بی‌دقتی. آدم می‌خواد زودتر تصمیم بگیره و بره سراغ کارای دیگه‌ش، همون‌جاست که یه سوال مهم رو نمی‌پرسه.

• فقط قیمتش رو مقایسه کردن، بدون دیدن این‌که چی رو واقعاً پوشش می‌ده.
• با محصولای الکی تستش کردن، نه با کاتالوگ واقعی خودت.
• نپرسیدن این‌که داده‌هات اگه بخوای بری، قابل خروج گرفتنه یا نه.
• باور کردن یه دموی آماده‌شده، بدون این‌که خودت یه سفارش واقعی توش بزنی.
• نگاه نکردن به این‌که آیا از موبایل هم درست کار می‌کنه یا نه.

تست ۱۵ دقیقه‌ای قبل از خرید

قبل از این‌که پول بدی، این تست کوتاه رو رو خودشون امتحان کن؛ اگه یه‌جاش گیر کرد، همون‌جا جوابت رو گرفتی.

1. 1یه محصول با قیمت خرید و فروش واقعی اضافه کن.
2. 2یه سفارش تستی بزن و ببین قیمت و تخفیفش کجا ثبت می‌شه.
3. 3یه رسید کارت‌به‌کارت وارد کن و ببین به همون سفارش وصل می‌شه یا نه.
4. 4همون سفارش رو مرجوع کن و ببین هم فروش هم انبار درست اصلاح می‌شه.
5. 5از گوشیت وارد شو و همین کارها رو یه‌بار دیگه امتحان کن.
6. 6یه گزارش سود بگیر و ببین جدا از گزارش فروشه یا با هم قاطیه.

اگه تو هر کدوم از این شش قدم گیر کردی یا مجبور شدی چیزی رو دستی درست کنی، همین الان جوابت رو گرفتی؛ همون گیر کردن، تو روز شلوغ فروشگاهت چند برابر بزرگ‌تر می‌شه.

از فردا صبح چیکار کن

لازم نیست همین امروز تصمیم نهایی رو بگیری. فردا صبح این کارها کافیه:

• سه تا گزینه که مد نظرته رو با همین تست ۱۵ دقیقه‌ای امتحان کن.
• ببین کدومشون بدون دستکاری اضافه، به سفارش و انبارت وصل می‌شه.
• بعد از تست، سراغ قیمتش برو، نه قبلش.

تو پرومال می‌تونی همین قدم‌های سفارش، تخفیف، کارت‌به‌کارت و مرجوعی رو با محصولای خودت امتحان کنی؛ چون همه‌شون از همون سفارشی که تو دایرکت ثبت می‌شه تغذیه می‌شن، نه یه فرم جدا که باید جدا پر کنی. سود هر محصول هم از روی قیمت خریدی که ثبت می‌کنی خودش حساب می‌شه؛ فقط یادت باشه این پنل جای یه اپلیکیشن حسابداری کامل رو نمی‌گیره، همون‌طور که تو جدول بالا دیدی.